Jak zweryfikować kontrahenta w bazach?

Podczas weryfikacji kontrahenta, bardzo ważną rolę odgrywa sprawdzenie danych jego firmy w takich bazach jak CEIDG, REGON, czy KRS. Znajdziemy w nich sporo cennych informacji, z których jedną z najcenniejszych jest adres siedziby firmy lub oddziałów. Kwestia ta może się nam wydawać mało istotna. Przecież każdy z nas stara się działać na rynku jak najszerzej i adres siedziby firmy nie może nikogo ograniczać. To oczywiście prawda. Nadal jednak w wielu branżach lokalizacja ma kluczowe znaczenie i to czy, i gdzie znajduje się firma, może w znacznym stopniu przełożyć się na opłacalność prowadzenia z nią biznesu, o bezpieczeństwie naszej działalności nie wspominając.

Jedną z pierwszych rzeczy, na którą musimy więc zwrócić uwagę, weryfikując swojego kontrahenta, jest lokalizacja siedziby firmy. Jeśli ta znajduje się w innym mieście, zwłaszcza znacznie oddalonym od naszego, to musimy skalkulować na ile utrzymywanie kontaktów biznesowych, będzie nam się opłacało. Rzecz jasna, jeśli firma świadczy usługi zdalne – projektuje strony internetowe, zajmuje się marketingiem, przeprowadza kampanie telefoniczne itd. – odległość nie ma takiego znaczenia. Niemniej nadal warto rozważyć, czy nie istnieje jakaś bliższa alternatywa. Dużo łatwiej robi się interesy, kiedy spotkanie z kontrahentem (choćby raz na jakiś czas) nie przeradza się w podróż służbową.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda, gdy szukamy dostawcy, podwykonawcy, firmy transportowej, pośrednika sprzedaży itp. Wtedy fizyczna obecność przedsiębiorstwa na danym terenie staje się niezbędna. W takiej sytuacji warto sprawdzić nie tylko czy w danym mieście lub regionie znajduje się siedziba główna firmy, ale również czy nie ma tam jej oddziałów. Informacje o jednych, jak i drugich można znaleźć w oficjalnych bazach urzędowych, choć niestety nie wszystkie przedsiębiorstwa podają je równie chętnie.

W bazie REGON adres siedziby znajdziemy w rubryce o tej samej nazwie, zaś oddziały na dole karty w zakładce Jednostki lokalne.

W bazie CEIDG możemy sprawdzić za to takie rubryki, jak:

• Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej
• Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej
• Adres do doręczeń

W bazie KRS z adresem siedziby firmy można zapoznać się bezpośrednio na stronie po wyszukaniu firmy, a z adresami oddziałów pobierając Wydruk informacji pełnych lub aktualnych w pliku PDF.

Widać więc, że weryfikacja adresów, pod którymi dana firma prowadzi działalność, jest bardzo łatwa, szybka i w pełni darmowa. Informacje na temat adresu mogą nam również pomóc uniknąć kontaktu z oszustem. Mowa tu o osobach, które podszywają się pod inne firmy, w rzeczywistości nie będąc ich właścicielami lub pracownikami. Niestety tego typu sytuacje się zdarzają i warto mieć rękę na pulsie, kontaktując się z nieznaną firmą. Jedną z prostszych metod poradzenia sobie w takiej sytuacji, jest właśnie zweryfikowanie adresu. Jeśli w REGON lub KRS nie widnieją dane na temat oddziałów danej firmy, a osoba, z którą się kontaktujemy, twierdzi że jest inaczej, może to być dla nas sygnał ostrzegawczy. Inna sytuacja ma miejsce wtedy, gdy oddział lub siedziba główna naprawdę istnieje, ale osoba, z którą rozmawiamy, nie chce spotkać się pod jej adresem. Umówienie się z kontrahentem w siedzibie jego firmy zawsze zwiększa wiarygodność takiego przedsiębiorstwa.

Dane adresowe powiedzą nam też wiele o samej firmie. O tym, jak dane przedsiębiorstwo sobie radzi, jak jego władze podchodzą do własnej wiarygodności, czy firma się rozwija itp. Siedziba główna w mieszkaniu, z reguły będzie robić gorsze wrażenie niż ta, która mieści się w osobnym, dostosowanym do typu działalności budynku. Adres w biurze wirtualnym nie wzbudzi wątpliwości, gdy mówimy o administracji strony internetowej, ale w przypadku handlu opałem może sugerować wzmożoną ostrożność. Podobnie, centrum szkoleniowe mieszczące się w dzielnicy przemysłowej miasta może sugerować, że firma nie rozwija się zbyt prężnie, a umiejscowienie zakładu produkcyjnego pośrodku nowego osiedla może wskazywać na nieaktualny adres.

Jak widać, tak proste dane, jak adres siedziby lub oddziału mogą wiele ułatwić w biznesie, a nawet uchronić nas przed stratami materialnymi. Na koniec warto wspomnieć, że w celu ustalenia najbardziej aktualnego adresu warto porównać dane z różnych baz, ponieważ te nie wszędzie muszą być tak samo aktualne. Dotyczy to też danych innego rodzaju, ale o tym w innym wpisie.

Wiele innych ciekawych informacji i wskazówek o charakterze biznesowym znajdą Państwo w pozostałych wpisach na naszym blogu. Zapraszamy do lektury.