Co to jest Wirtualna Centrala Telefoniczna i jak wykorzystać ją w firmie?

Obecnie trudno sobie wyobrazić firmę bez telefonu, a niektóre branże wymagają wręcz całych systemów zarządzania połączeniami telefonicznymi. Telefoniczne biura obsługi klienta, call center, CRM, telemarketing, to wszystko jeszcze niedawno wymagało fizycznej obecności urządzeń telekomunikacyjnych w firmie. Obecnie się to zmienia, dzięki nowym usługom dostawców internetu.

Wirtualna Centrala Telefoniczna (ang. Virtual Private Branch Exchange, w skrócie VPBX) to rozwiązanie telekomunikacyjne, które umożliwia przesyłanie połączeń głosowych za pomocą Internetu. Pozwala ona na zintegrowanie różnych komunikacji, takich jak rozmowy głosowe, wideokonferencje, SMS-y, a nawet faksy. Zastosowanie takiego systemu może nie tylko ułatwić komunikację z klientem oraz wewnątrz firmy, ale również obniżyć koszty połączeń, a nawet pomóc implementować nowoczesne rozwiązania, jak np. wykorzystanie AI w obsłudze klienta.

Jak działa Wirtualna Centrala Telefoniczna?

Wirtualna Centrala jest niczym innym jak oprogramowaniem w chmurze, które pozwala kierować wszystkie połączenia przez internet na serwery operatora, obsługujące VPBX. Użytkownicy korzystają z usługi za pośrednictwem aplikacji internetowej lub VoIP. System ten pozwala przerzucić na dostawcę sieci takie obciążenia jak koszy serwisowania instalacji przesyłowej, straty wywołane jej awarią itd.

Każdy użytkownik VPBX posiada swoje indywidualne konto, które umożliwia mu zarządzanie połączeniami i funkcjami telefonicznymi, takimi jak przekierowania, odbieranie i wysyłanie wiadomości czy nagrywanie połączeń. System pozwala również na elastyczne dostosowanie funkcjonalności do potrzeb użytkowników i umożliwia łatwe skalowanie usługi w zależności od potrzeb.

Zalety wykorzystania Wirtualnej Centrali Telefonicznej w firmie

Wirtualna Centrala Telefoniczna to rozwiązanie, które oferuje wiele korzyści dla firm. Oto kilka z nich:

Obniżenie kosztów połączeń telefonicznych

Że przez internet jest taniej, wie chyba każdy. W przypadku call center nie jest to jednak takie oczywiste. Jeszcze niedawno zakup infrastruktury telekomunikacyjnej, jej serwis, utrzymanie itd. były stałym kosztem wszystkich firm utrzymujących telefoniczne BOKi. Dzięki VPBX może się to zmienić. Wirtualne Centrum wykorzystuje bowiem sieć internetową do przesyłania połączeń, przez co nie wymaga fizycznej obecności urządzeń telekomunikacyjnych w siedzibie firmy. Pozwala to na obniżenie kosztów rozmów w porównaniu z tradycyjnymi usługami telefonicznymi. Ponadto, VPBX oferuje funkcje takie, jak wewnętrzne rozmowy za darmo, co pozwala ciąć koszty jeszcze efektywniej.

Integracja różnych kanałów komunikacyjnych

Współcześni pracownicy, aby być wydajni, muszą komunikować się za pomocą różnych mediów. Wideorozmowy, webinary, połączenia telefoniczne, komunikatory tekstowe. Pęd codziennych spraw wymusza płynne korzystanie z nich wszystkich, co może być utrudnione w przypadku tradycyjnych centrali telefonicznych. Tymczasem VPBX umożliwia integrację różnych kanałów komunikacyjnych, takich jak rozmowy głosowe, wideokonferencje, SMS-y czy faksy. Oznacza to, że wszystkie te funkcje są dostępne w jednym miejscu, a użytkownicy mogą łatwo i szybko przełączać się między nimi w zależności od potrzeb.

Elastyczność i skalowalność usługi

VPBX łatwo się skaluje. Jednego dnia mamy trzy nr telefonów w firmie, a drugiego dziesięć? Nic prostszego. Wystarczy dodać je do bazy. To samo dotyczy ich usuwania, co umożliwia szybką reakcję na zmiany w organizacji. Zresztą Wirtualną Centralę Telefoniczną można bardzo łatwo dostosować do naszych potrzeb. Można np. ustawić reguły przekierowywania połączeń w zależności od godzin pracy, dnia tygodnia czy numeru dzwoniącego. Fakt, że wszystkie nr są zintegrowane, ułatwia również komunikację wewnętrzną. Np. czas przełączania klienta do innego działu może znacząco ulec skróceniu.

Praca zdalna nigdy nie była łatwiejsza

Praca zdalna zyskuje coraz bardziej na popularności, a wielu pracodawców wręcz naciska na taką formę pracy. VPBX sprzyja tego typu rozwiązaniom. Dzięki temu, że jest to usługa internetowa, Wirtualna Centrala świetnie sprawdza się w przypadku pracy zdalnej i ułatwia komunikację rozproszonych pracowników. Oznacza to również, że nasi pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca na ziemi (w którym jest internet), a my nie ponosimy z tego tytułu dodatkowych kosztów. Ma to zastosowanie nawet w przypadku call center, których pracownicy tradycyjnie byli gromadzeni w jednym miejscu. Dzięki VPBX mogą teraz pracować z dowolnego miejsca na świecie.

Dostęp do danych

Zintegrowany system oznacza również łatwy dostęp do danych dla administratora centrali. Mimo że nasi pracownicy mogą być rozrzuceni po całym świecie, my mamy cały czas dostęp do analiz skuteczności konsultantów, możemy odsłuchiwać nagrania rozmów oraz przeglądać inne raporty związane z połączeniami.

Dlaczego warto zastosować VPBX w swojej firmie?

Współcześnie szybka i skuteczna obsługa klienta staje wyznacznikiem prawidłowo funkcjonującego biznesu. Jednocześnie gros tej obsługi stanowią połączenia telefoniczne. Decydując się na VPBX, zyskujemy zintegrowane narzędzie, które łatwo można będzie połączyć z CRM lub rozwiązaniami wykorzystującymi sztuczną inteligencję. Ponadto elastyczność samego rozwiązania pozwala na dostosowanie go do potrzeb naszej firmy, przez co unikamy ryzyka związanego z implementacją konkretnych funkcjonalności, jakie jeszcze niedawno wiązały się np. z zakupem sprzętu. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na zakup VPBX.

Jeśli interesuje cię usługa Wirtualnego Centrum, sprawdź nasze ogłoszenia dotyczące usług telekomunikacyjnych. Nasi ogłoszeniodawcy zajmujący się telekomunikacją często szukają zleceń programistycznych albo mają do zaoferowania gotowe oprogramowanie telekomunikacyjne. Zwróć również uwagę na oferty producentów oprogramowania.