6 głównych zasad organizacji spotkań biznesowych

Dobra komunikacja jest sednem prowadzenia firmy. Dotyczy to zarówno networkingu, jak i konkretnych przedsięwzięć biznesowych. Tworzenie projektów, negocjowanie warunków współpracy, kupno firm lub ich części to wszystko kwestie, które wymagają skutecznego porozumienia się przedsiębiorców. Aby porozumienie takie mogło mieć miejsce, konieczne są dobrze zorganizowane spotkania biznesowe. Ich organizacja wymaga starannego planowania i koordynacji różnych elementów, zapewnienia odpowiedniego środowiska oraz efektywnego wykorzystanie czasu. Jak więc zorganizować owocne spotkanie biznesowe i czym należy pamiętać, planując takie wydarzenie? Tego dowiesz się z poniższego wpisu.

1. Określenie celu spotkania

Cel spotkania to podstawowa kwestia, która będzie rzutować na inne decyzje podejmowane w czasie planowania naszego wydarzenia. W zależności od tego, czy będzie to spotkanie sprzedażowe, kickoff meeting, negocjacje biznesowe (o tym, jak przygotować się do negocjacji w biznesie czytaj tutaj) lub jeszcze inny rodzaj rozmów, podejmiemy odmienne decyzje odnośnie do daty i miejsca spotkania, pory dnia, a nawet garderoby, którą wybierzemy. Warto więc dokładnie określić cel który nam przyświeca, aby zastosowane środki sprzyjały jego osiągnięciu.

2. Ustal jaką formę będzie miało spotkanie

Jeszcze niedawno wirtualne spotkania biznesowe były czymś rzadkim i stosowanym w wyjątkowych okolicznościach. Dziś jest to już norma. Spotkania wirtualne pomagają bowiem oszczędzić czas i można je zorganizować z dużo mniejszym nakładem środków i to w krótszym czasie. Z drugiej jednak strony, ta łatwa i doraźna forma predestynuje spotkania wirtualne do spotkań o nieco mniejszym znaczeniu. Sprawdzą się one, gdy należy się porozumieć w jakiejś doraźnej kwestii lub gdy nagła sytuacja wymaga szybkiego omówienia. Wszędzie tam, gdzie liczy się dobre wrażenie lub od rozmów bardzo dużo zależy, spotkanie powinno się odbyć fizycznie w biurze osoby zapraszającej lub w specjalnie wynajętym lokalu.

3. Przygotowanie agendy

Przedsiębiorcy i ich pracownicy to z reguły ludzie zapracowani. Dlatego przewidziany czas spotkania powinniśmy wykorzystać do maksimum. Pomoże nam w tym agenda, czyli harmonogram spotkania, uwzględniający wszystkie tematy, które chcielibyśmy omówić w jego trakcie. Układając ją, powinniśmy w pierwszej kolejności ustalić cel spotkania, a następnie uszeregować tematy od najważniejszego do najmniej ważnego, przydzielając konkretny czas na ich omówienie. Pozwoli to nie tylko trzymać się meritum i przeznaczonego czasu, ale również uzyskać jak najwięcej ze spotkania, nawet gdy musiałoby ono ulec skróceniu. Ustalając przebieg spotkania, warto zaplanować również przerwy lub momenty na networking, zwłaszcza jeśli ma ono trwać bardzo długo.

4. Ustalenie daty, czasu i lokalizacji

Lokalizacja spotkania jest kwestią kluczową. Podstawowym miejscem gdzie powinno się ono odbyć, jest oczywiście nasze własne biuro. Pamiętajmy jednak, że kwestią najważniejszą przy wyborze miejsca spotkania powinien być komfort uczestników. Jeśli więc nie dysponujemy pomieszczeniem wystarczającym, by pomieścić wszystkich z nich, zdecydujmy się na wynajęcie sali konferencyjnej. Wybierając ją, warto zwrócić uwagę, czy jest ona wyposażona w multimedia (np. rzutnik), tak by w razie konieczności móc z nich łatwo skorzystać. Jeśli chodzi o termin spotkania, to ogólna zasada mówi, że im wyższe stanowisko zajmują zaproszone osoby, tym wcześniej należy poinformować je o spotkaniu. W przypadku najwyższych szczebli może być to nawet kilka miesięcy wyprzedzenia. Istotna jest również pora samego spotkania i jego czas. Powszechnie przyjętą zasadą jest, że spotkanie biznesowe nie powinno trwać dłużej niż 2 godziny. Po tym czasie uczestnikom trudno będzie utrzymać koncentrację. Dlatego wybierając porę dnia powinniśmy wybrać czas, tuż przed porą posiłku lub na koniec dnia pracy. Pozwoli to uczestnikom łatwo pogodzić nasz meeting z innymi obowiązkami.

5. Sporządzenie listy uczestników

Odpowiedni dobór uczestników spotkania jest bardzo ważny dla jego prawidłowego przebiegu. Podczas takich spotkań z reguły zależy nam na osobach z "C-level", ale często nie tylko oni są niezbędni do podjęcia decyzji. W zależności od formy spotkania wymagana może się okazać obecność kierowników poszczególnych działów, księgowego, prawnika, marketingowca itd. Warto jednak zachować umiar. Nie zawsze będziemy potrzebować obecności samego Dyrektora lub Prezesa. Najistotniejsze jest, żeby grupa uczestników była tak dobrana, aby spotkanie mogło zakończyć się wiążącymi ustaleniami. Jako organizatorzy powinniśmy uwzględnić każdą z tych osób w zaproszeniu na spotkanie. Na tym etapie warto zapewnić sobie możliwość komunikacji zdalnej, tak by część uczestników mogła być na spotkaniu choćby tylko wirtualnie.

6. Przygotowanie zaproszeń

W zaproszeniu na spotkanie powinniśmy zapewnić uczestnikom wszystkie informacje, które pomogą im należycie się do niego przygotować. Z tego powodu powinniśmy opisać cel spotkania, poinformować o dokładnym terminie i lokalizacji, przedstawić listę uczestników oraz dokładną agendę. Warto również poprosić o potwierdzenie obecności na spotkaniu i przypomnieć się dwa, trzy dni przed terminem z prośbą o ostateczne potwierdzenie obecności. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy planujemy spotkanie z dosyć dużym wyprzedzeniem, a uczestnicy to ludzie bardzo zapracowani. Jeśli istnieją jakiekolwiek szczególne wymagania dotyczące spotkania, takie jak ubiór, przygotowanie prezentacji lub innych materiałów, należy je uwzględnić w zaproszeniu. Informacje te pomogą uczestnikom w odpowiednim przygotowaniu się do spotkania.

Widzimy, że zorganizowanie spotkania biznesowego jest wymagającym zadaniem, do którego należy podejść z należytą starannością. Jeśli spotkanie jest niewielkie możemy w pełni zorganizować je samemu, jednak w przypadku większej liczby osób dobrze jest skorzystać z pomocy usług cateringowych, a nawet firm zajmujących się organizacją imprez. Jeśli szukasz takich przedsiębiorstw, koniecznie sprawdź nasze ogłoszenia.