Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. XIX Elbląskie Święto Chleba

Fragment tekstu przetargu

1. Przedmiot zamówienia: Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. XIX Elbląskie Święto Chleba. 2. Zakres usług, stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje: I. Wystawcy 1) przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym merytoryczne i formalnoprawne wraz z opracowaniem regulaminu jarmarku, cennika oraz formularza wystawcy; 2) zorganizowanie dostępności telefonicznej w celach informacyjnych, z 8 godzinna obsługą od dnia podpisania umowy do dnia 01.09.2025 r. 3) zapewnienie minimum 220 wystawców na każdy dzień jarmarku; 4) weryfikacja asortymentu jarmarcznego zgodnie z wytycznymi Zamawiającego tj. z założeniem iż asortyment ten obejmuje towary i produkty lokalne i regionalne o charakterze rzemieślniczym. Każdy inny asortyment nie spełniający ww. warunków wymaga pisemnej akceptacji Zamawiającego. 5) rejestracja wystawców, pobór opłat za udział w jarmarku zgodnie z tabelą opłat przekazaną przez Zamawiającego; 6) konsultację powierzchni handlowych ze stałymi najemcami Starego Miasta oraz wyznaczenie sektorów i oznaczenie numerów stoisk fizycznie na terenie jarmarku; 7) rozmieszczanie wystawców w terenie w oparciu o przygotowany plan sytuacyjny miejsca i zapotrzebowania na energię elektryczną (oddelegowanie osób do obsługi jarmarku podczas rozstawiania wystawców od godz. 7.00 do godz. 15:00 w dzień rozpoczęcia jarmarku; 8) ścisła współpraca z Zamawiającym w zakresie rozmieszczania dodatkowych działań i akcji towarzyszących i trwających w czasie trwania imprezy, 9) umieszczanie bieżących aktualności na stronie internetowej XIX Elbląskiego Święta Chleba; 10) opracowanie i wydrukowanie min. 220 szt. przewodników wystawcy, zawierających niezbędne kompendium wiedzy jaką powinien posiadać każdy uczestnik jarmarku; 11) opracowanie, wydrukowanie i kolportaż ulotek z informacją dla mieszkańców i przedsiębiorców o zmianie organizacji ruchu na tydzień przed rozpoczęciem jarmarku oraz wygrodzenie stref przeznaczonych na stoiska wystawców; 12) zorganizowanie i obsługę biura wystawców na czas trwania jarmarku, w pomieszczeniach udostępnionych przez Zamawiającego tj. w Ratuszu Staromiejskim, ul. Stary Rynek 25 w Elblągu w godzinach trwania jarmarku wraz z zapewnieniem całodobowej obsługi telefonicznej; 13) zobowiązanie spełnienia przesłanki określającej minimalne wymagania służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. W indywidualnym przypadku, jeżeli Wykonawca nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami, o których mowa w ust. 6, Wykonawca jest obowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny, o którym mowa w art. 7 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami 14) zapewnienie osób do obsługi jarmarku, dostępnych w biurze wystawców (od 13:00 w dzień rozpoczęcia do 21:00 w dniu zakończenia jarmarku); 15) kierowanie ustawieniem wystawców na terenie jarmarku w każdy dzień; 16) Wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 200 tys. zł; 17) sporządzanie dokumentacji księgowej / wystawienie faktur dla każdego wystawcy, w ciągu 14 dni od zakończenia imprezy; 18) przekazanie Zamawiającemu listy wystawców w terminie 7 dni od dnia zakończenia jarmarku; 19) przekazanie Zamawiającemu 100% pobranych opłat jarmarcznych uzyskanych od wystawców; 20) ścisła współpraca z Zamawiającym w zakresie realizacji zadania. II. Energia elektryczna 1) zabezpieczenie jarmarku w energię elektryczną o mocy odpowiadającej zapotrzebowaniu zgłoszonemu przez wystawców, min. 10 punktów poboru prądu o łącznej mocy min. 70kW; 2) instalacja elektryczna niezbędna do przyłączenia wystawców do sieci; 3) przygotowanie dokumentacji oraz zgłoszenie tymczasowych przyłączy elektrycznych do sieci energetycznej; 4) zapewnienie tymczasowej trój-fazowej infrastruktury elektrycznej na terenie jarmarku niezbędnej do przyłączenia wszystkich wystawców do sieci elektrycznej w zakresie zgłoszonego zapotrzebowania w sposób umożliwiający bezpieczne poruszanie się pieszych i zmotoryzowanych po terenie jarmarku; 5) przyłączenie i odłączenie od sieci elektrycznej wystawców, którzy zadeklarowali zapotrzebowanie na prąd oraz wnieśli stosowane opłaty z tego tytułu; 6) zapewnienie obsługi elektrycznej jarmarku w okresie min. 1 dzień przed rozpoczęciem jarmarku, w czasie jego trwania i min. 1 dzień po zakończeniu jarmarku przez min. 2 osoby, posiadające ważne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku dozoru w zakresie kontrolno-pomiarowym (D); III. Zajęcie dróg w sposób szczególny 1) opracowanie dokumentacji oraz uzyskanie wszelkich wymaganych przepisami prawa zgód i zezwoleń na zajęcia dróg w sposób szczególny; 2) fizyczna zmiana organizacji ruchu na czas trwania jarmarku zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją; 3) zorganizowanie zapór zgodnie z zatwierdzoną dokumentacja z zapewnioną możliwością fizycznego zamknięcie drogi na całej jej szerokości jak również tymczasowego otwarcia zapory; 4) zapewnienie osób do dozoru fizycznego i obsługi każdej zapory przez cały czas trwania imprezy. 5) zapewnienie łączności pomiędzy osobami zabezpieczenia zapór a Zamawiającym.